Privacy verklaring

StandBy Solutions B.V.

A: Heemraadssingel  89 – 3022 CA Rotterdam – Nederland
T: +31 (0)85 888 2466
E: support@standbysolutions.nl

Privacy verklaring StandBy Solutions B.V.

Teneinde de StandBy faciliteiten aan haar gebruikers beschikbaar te kunnen stellen is het noodzakelijk dat StandBy Solutions B.V. in een aantal gevallen persoonsgegevens verwerkt. Hieronder volgt een beschrijving welke gegevens StandBy voor welke doeleinden gebruikt en wat StandBy Solutions B.V. doet om uw privacy te beschermen. StandBy Solutions B.V. zal hierna StandBy Solutions worden genoemd.

Doeleinden

StandBy Solutions verzamelt persoonsgegevens om het gebruik van haar producten te faciliteren. Persoonsgegevens worden gebruikt om StandBy correct te laten werken, de gebruiker van StandBy te identificeren,  contact te leggen indien het geval van een supportvraag of incident, om communicatie te faciliteren tussen gebruikers binnen dezelfde klantomgeving en voor gebruikersonderzoeken.

Persoonsgegevens

StandBy Solutions is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van de aangeboden dienst: StandBy. Voor StandBy worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:

  • Voornaam, achternaam en gebruikersnaam
  • Wachtwoord
  • Telefoonnummer
  • (bedrijfs-)e-mail adres
  • (Portret)foto van gebruikers (Optioneel)
  • Aanwezigheid op een vooraf gedefinieerde (geografische) locatie
  • Optioneel: Adres, postcode en woonplaats

Deze gegevens worden bewerkt en gebruikt voor:

  • Alarmeringen – StandBy gebruikt persoonsgegevens om gericht alarmen te versturen op basis van naam, rol en de locatie. Deze gegevens worden opgeslagen en zijn inzichtelijk in een historisch overzicht van alarmeringen. Indien er koppelingen zijn met systemen van derde partijen zoals een brandmeldinstallatie of agressie knoppen wordt dit ook weergegeven en opgeslagen in de applicatie.
  • Interne communicatie – Persoonsgegevens worden gebruikt om onderling berichten te versturen en te ontvangen tussen gebruikers in de StandBy omgeving.
  • Aanwezigheidsdetectie – StandBy verzameld gegevens over de aanwezigheid in van te voren aangewezen vestigingen of gebieden. Precieze locaties zijn nooit bekend in het systeem. Locatie gegevens worden lokaal verwerkt. De smartphone client (app) genereert enkel meldingen op basis van de aanwezigheid van de gebruiker binnen een complex of zone. Deze meldingen worden beveiligd (met HTTPS) gedeeld met StandBy via het internet. StandBy ziet alleen of iemand aanwezig of afwezig is. Daarnaast worden deze gegevens gebruikt voor het genereren van aanwezigheid statistieken, dit gebeurt op basis van rollen, gebruikersnamen worden niet getoond in de aanwezigheid statistieken.
  • Beschikbaarheid – In StandBy is er de mogelijkheid om beschikbaarheid aan te geven. Een gebruiker heeft daarnaast inzicht in de beschikbaarheid van de gebruikers binnen de eigen klantomgeving.
  • Support – Voor het (geautomatiseerd) versturen van (vergeten) wachtwoorden, beantwoorden van vragen en het leveren van support kan gebruik worden gemaakt van de naam, het telefoonnummer en het emailadres van de desbetreffende gebruiker.

StandBy Solutions zal zonder uw voorafgaande toestemming geen persoonsgegevens verkopen, verspreiden of bekendmaken aan derden, tenzij zij hiertoe verplicht is op grond van de wet, gedrags- en beroepsregels of een gerechtelijk bevel.

StandBy Solutions bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de beschreven doeleinden. Uitzonderingen hierop zijn gegevens die langer bewaard dienen te worden op grond van een wettelijke bewaarplicht of gedrags- en beroepsregels.

Wijzigen van persoonsgegevens

Als gebruiker van StandBy Solutions is het mogelijk om persoonsgegevens aan te passen, toe te  voegen of te verwijderen. Mocht u stoppen met het afnemen van onze diensten is het mogelijk om de persoonsgegevens (van alle gebruikers) in een JSON-file te ontvangen.

Gebruik van logbestanden

StandBy Solutions genereert automatisch logbestanden van het gebruik van haar dienst. StandBy Solutions houdt gebruiksgegevens bij zoals IP-adressen, URL’s, datum en tijd van het oproepen van de pagina’s, de doorverwijzende communicatiefaciliteiten en andere parameters in de URL’s.

Ook data betreffende (communicatie) handelingen in StandBy kan worden gebruikt voor statistische doeleinden met als doel het verbeteren van de dienstverlening.

Bewaartermijnen

korte omschrijving data categorie uiterlijke bewaartermijn
Persoonsgegevens:  Deze categorie heeft betrekking op de persoonsgegevens die verwerkt en gebruikt worden voor een goede werking van de StandBy applicatie. Deze gegevens kunnen aangepast worden door de gebruiker zelf en door de beheerder. 1 maand (na opzegging)
Logbestanden: Dit zijn historische gegevens van de activiteiten van gebruikers in StandBy, deze worden bewaard voor controle, inzicht in gebruik en probleemoplossing. 3 maanden
Backups:  Backups van StandBy worden bewaard voor het herstellen en/of aanvullen van eventuele verloren of corrupt geraakte data. Dit betreft ook persoonsgegevens. 31 dagen
Administratieve gegevens (facturatie) 10 jaar

Beveiliging

StandBy Solutions heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.

StandBy is standaard uitgerust met beveiligde verbindingen. Al onze verbindingen van en naar StandBy op de smartphone en de applicatie op PC, tablet en laptop zijn beveiligd door HTTPS.

Medewerkers van StandBy Solutions

Medewerkers van StandBy Solutions zijn gehouden tot geheimhouding op basis van de geldende gedrags- en beroepsregels.

Hosting

StandBy Solutions gebruikt servers en opslag van Amazon Web Services (EC2 en S3).  Wij gebruiken alleen servers in de Europese Unie. Wij gebruiken Amazon Web Services EC2 en S3 voor Productie en back-ups.

Privacy by design

Bij het ontwikkelen van nieuwe features en functies houdt StandBy Solutions zich aan het “privacy by design”-principe. Dit houdt in dat bij elke (nieuwe) feature of functie gekeken wordt naar passende bescherming en beveiliging. Dit kan technisch of organisatorisch van aard zijn.

Datalek

In het geval dat er een datalek ontdekt wordt of gemeld, zal StandBy Solutions met de hoogste prioriteit het probleem gaan onderzoeken en een permanente oplossing implementeren. Als blijkt dat het langer duurt om een permanente oplossing te implementeren zal er een tijdelijke oplossing worden toegepast totdat er een blijvende oplossing is. Ook zal er worden onderzoek gedaan worden naar de omvang van het datalek. Beheerders van getroffen omgevingen worden zo snel mogelijk op de hoogte gesteld via de mail of per telefoon. Indien het nodig is wordt er een melding gemaakt bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De te nemen procedure is (intern) beschreven in het protocol: “Wat te doen bij een datalek?”

Communicatiefaciliteiten van derden

Indien voor de dienstverlening van StandBy Solutions communicatiefaciliteiten of diensten van derden benodigd zijn zoals, smartphones, netwerkverbindingen of browsers dan kan het zijn dat deze derden of anderen op deze communicatiefaciliteiten informatie over u verzamelen. StandBy Solutions is niet verantwoordelijk voor de inhoud van deze communicatiefaciliteiten of diensten en de handelingen van deze derden en anderen. StandBy Solutions raadt u aan kennis te nemen van hun beleid ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens.

Leveranciers van StandBy Solutions

Voor onze diensten gebruiken wij diensten en faciliteiten van derden. Een lijst met leveranciers en overeenkomsten is opvraagbaar via support@standbysolutions.nl

Toestemming en wijzigingen

Als u via deze dienst informatie verschaft, stemt u ook in met het verzamelen, het gebruiken, het openbaar maken van die informatie volgens ons privacybeleid. Ons privacybeleid kan eenzijdig worden gewijzigd. Bij grote wijzigingen informeren wij de contracthouders hierover via de mail voordat een wijziging in werking treedt.

Vragen

Vragen over onze privacy verklaring? neem contact met ons op via 085 888 2466 of via support@standbysolutions.nl

Updates/mutaties

  • 16 november 2017: Vernieuwde versie van de privacy verklaring gepubliceerd op standbysolutions.nl